Von Jane zu John – mit einem Federstrich. Was Sie als Arbeitgeber zur Änderung des Geschlechtseintrags nach dem SBGG jetzt wissen müssen
Am 1. November 2024 trat das Gesetz über die Selbstbestimmung in Bezug auf den Geschlechtseintrag (SBGG) in Kraft. Dieses Gesetz ermöglicht es transgeschlechtlichen, intersexuellen und nicht-binären Personen, ihren Geschlechtseintrag im Personenstandsregister und ggf. ihren Vornamen durch eine Erklärung beim Standesamt ändern zu lassen. Dadurch wird das bisherige Verfahren deutlich vereinfacht. Mit der Änderung des Eintrags ist der neue Geschlechtseintrag und ggf. der gewählte Vorname in rechtlichen Angelegenheiten maßgeblich. Daraus ergeben sich zahlreiche rechtliche Implikationen.
Vier Punkte sind für Sie als Arbeitgeber relevant:
1. Bußgeldbewehrtes Offenbarungs- und Ausforschungsverbot (§ 13 Abs. 1 SBGG)
Der frühere Geschlechtseintrag im Personenstandsregister und der bisherige Vorname dürfen ohne Zustimmung der betreffenden Person (Jobbewerber, ehemaliger oder aktueller Mitarbeiter) nicht ausgeforscht oder offenbart werden.
Das Ausforschungsverbot verpflichtet Arbeitgeber und deren Vertreter, von jeglichen Nachfragen und Nachforschungen hinsichtlich eines früheren Geschlechts und Vornamens abzusehen. Dies bedeutet, dass die gemachten Angaben zum Personenstand hinzunehmen sind.
Das Offenbarungsverbot untersagt die Offenbarung des früheren Geschlechtseintrags und Vornamens gegenüber Dritten (unabhängig von der Unternehmenszugehörigkeit). Mitteilungen jeglicher Art, ob offiziell (z.B. mittels Mitarbeiter-Memos: „Jane Mustermann ist jetzt John Mustermann.“) oder inoffiziell, sind danach zu unterlassen. Auch hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass diese Daten nicht durch anderweitige Informationsquellen gegenüber Dritten offenbart werden. Diesen zugängliche Informationsquellen sind daher zu aktualisieren (Personalakte, Mitarbeiterdaten, Mitarbeiterprofil auf der Website, E-Mail-Adresse etc.).
2. Anspruch auf Neuausstellung von Dokumenten (§ 10 Abs. 2 SBGG)
Hat eine Person ihren Geschlechtseintrag und ggf. Vornamen geändert, kann sie von ihrem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber verlangen, dass wichtige Dokumente unter Berücksichtigung der geänderten Daten neu ausgestellt werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass die Dokumente zur Aushändigung an die betreffende Person bestimmt sind und ein berechtigtes Interesse hinsichtlich der Ausstellung nachgewiesen werden kann. Die angemessenen Kosten für die Neuausstellung trägt der Anspruchsteller. Als wichtige Dokumente gelten die in § 10 Abs. 2 SBGG aufgeführten oder vergleichbaren Dokumente, die in rechtlichen Angelegenheiten von besonderer Bedeutung sind (u.a. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung, Leistungsbeurteilung, Arbeitszeugnis).
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, vor der Aushändigung der neu ausgestellten Dokumente die Originale der ursprünglich ausgestellten Dokumente einzuziehen und zu vernichten oder für ungültig zu erklären. Kann das Original nicht vorgelegt werden, muss der Antragsteller versichern, dass er weder im Besitz des Dokuments ist noch über dessen Verbleib informiert ist.
3. Quotenregelung bei der Besetzung von Gremien oder Organen (§ 7 SBGG)
Besteht eine geschlechtsbezogene Quotenregelung bei der Besetzung von Gremien oder Organen, ist, soweit nichts anderes geregelt ist, das im Personenstandsregister eingetragene Geschlecht der Mitglieder zum Zeitpunkt der Besetzung maßgeblich. Erfolgt die Änderung des Geschlechtseintrags im Personenstandsregister nach der Besetzung, gelten weitere Regelungen.
4. Geschlechtsgerechte Anrede
Alle Personen sind gemäß ihres aktuellen Personenstandseintrag anzusprechen. Dies bedeutet, dass der neue Vorname zu benutzen ist. Zudem ist eine Anrede zu wählen, die dem Geschlechtseintrag angepasst ist. Bestehen Zweifel, wie diverse Mitarbeiter anzusprechen sind, empfehlen wir, nachzufragen, wie diese angesprochen werden möchten.
Dem Arbeitgeber kommt die Pflicht zu, Mobbing in diesem Zusammenhang zu verhindern. Mitarbeiter, die eine Person trotz Änderung des Geschlechtseintrags und ggf. Vornamens absichtlich mit ihrem alten Namen und entgegen dem eingetragenen Geschlecht ansprechen, können wegen Mobbing eine Abmahnung erhalten.
